La prestation G.P.S. englobe de manière générale tous les points nécessaires au fonctionnement intégral de l’application G.P.S.. Elle comprend :

• La mise à disposition du logiciel
• La mise à disposition des évolutions logicielles sur notre site internet
• L’installation par téléchargement sur notre site internet
• L’assistance téléphonique de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00
• Les interventions de télémaintenance
• La mise en place d’un site Internet avec toutes les annonces de l’agence
• La mise à jour automatique de ces annonces et photographies sur le site de l’agence (sur demande)
• La transmission des annonces vers les serveurs d'annonces (SeLoger, Era, Pages jaunes, etc.)
• Formation

Définitions

Administrateur du logiciel : Il fait partie du personnel de l’agence et prend la responsabilité de la bonne utilisation du logiciel.. Il est l’interlocuteur privilégié du service technique Cap Logiciels.
Utilisateur : Négociateur et de manière générale toute personne utilisant le logiciel. Il ne peut utiliser le logiciel qu’après avoir reçu une formation. De manière générale, il se sert du logiciel pour gérer les données de son propre secteur.
Manager : Il est le seul utilisateur à avoir accès à certaines parties du logiciel.
Ilot : C’est donc la quantité quotidienne de boîtes aux lettres à prospecter

Partie Ilotage - Utilisation par l'administrateur

L’administrateur va pouvoir créer et gérer l’arbre géographique :

• Villes
• Rues
• Lieux (Exemple : Un N° dans une rue)
• Boîtes aux lettres : Un lieux possède une ou plusieurs boîtes aux lettres
• Ensemble : Un regroupement de boîtes aux lettres (Immeuble ou lotissement)
• Ilot : Un îlot comprend plusieurs rues. Un îlot contient environ 100 à 200 Boîtes aux lettres : c’est donc la quantité quotidienne de boîtes aux lettres à prospecter .
• Cartes géographiques, numéro utile, photos et plans, lien direct vers les cartes Google

Les deux derniers points sont évidemment largement documentés par le travail terrain des négociateurs. L’ensemble des ces informations constitue le « panier de fond », permanent de l’agence. Mieux, l’information y sera de plus en plus pertinente et complète, quel que soient les mouvements de personnel.
Par ailleurs, l’administrateur va pouvoir créer et gérer la liste des Acteurs :

• Un secteur contient plusieurs îlots
• Un négociateur aura donc la responsabilité d’une vingtaine d’îlots (Cycle mensuel)

Utilisation par le négociateur immobilier

G.P.S. Immo s'utilise au quotidien : Dès la saisie du code négociateur, le logiciel affiche immédiatement les tâches à accomplir

• Ilot(s) à prospecter aujourd’hui
• Messages de rappels arrivés à échéance
• Consultation des derniers événements de l’agence (création, baisse de prix)
• Consultation du journal d’appels reçus
• Rappel des comptes rendus propriétaires à effectuer
• Permanence, visite des nouveaux mandats, réunion

Le logiciel G.P.S. Immo permet ensuite au négociateur d'explorer et de gérer son portefeuille prospection

• Imprimer et compléter au cours de la journée une liste de prospection
• Complémenter les noms des Propriétaires, locataires, et N° de téléphone
• Effectuer une recherche instantanée par tous les moyens à sa disposition : Ville, nom de rues, nom d’immeuble, N° dans une rue, nom de propriétaire, nom de locataire, concierge syndic, indicateur, etc.
• Identifier (et suivre automatiquement) avec précision les boîtes aux lettres reconnues comme « Intention de vente », ou « en cours de vente »
• Suivre les messages de rappel et alarmes renvoyés par l’ordinateur
• Inscrire ses propres alarmes (Classeur 31)
• Imprimer et mémoriser une Etude Comparative de Marché
• Inscrire les informations recueillies : Contact direct, Mailing, contact téléphone, rendez vous R1, rendez vous R2
• Documenter l’historique des prix du marché, ajouter à chaque occasion les prix connus (vente par la concurrence, ou entre particuliers)
• Imprimer la liste des messages à traiter
• Imprimer la liste de prospection du lendemain (Avec ou sans le rappel des informations déjà connus). Les « Intentions de ventes » à relancer apparaissent en rouge
• Ajout de photos et plans à la bibliothèque permanente. De plus, pour chaque rue, pour chaque résidence (ou lotissement), pour chaque quartiers (îlot) le logiciel affiche :
       - Liste des prix déjà connus
       - Liste des évènements (mandat en cours, ventes en cours, intentions, retraités, concierge, etc….)
• G.P.S. Immo permet de bénéficier d’un système de recherche performant permettant de retrouver facilement n’importe quelle boîte aux lettres en interrogeant l’ordinateur par un ou plusieurs critères (Ville, rue, secteur, Nom du locataire, Propriétaire, N° de téléphone, etc..)
• Le soir, quelques minutes suffisent pour mettre à jour les informations de prospection – le bénéfice est immense !

Remarque : La pige dans ce logiciel n’intervient plus que pour vérifier, ratisser les dernières infos, puisque le négociateur va pouvoir gérer avec précision ses boîtes aux lettres.

Utilisation par le Manager

Le Manager va trouver plusieurs avantages à l’utilisation de G.P.S. Immo

• Suivre par le biais d’outils statistiques, le travail de prospection quotidien de chacun des négociateurs.
• Conserver de manière permanente toutes les informations. Le changement ou le départ d’un négociateur « n’effacera » plus le travail déjà effectué.
• La mise a jour Internet étant 100% automatisée, le manager peut « oublier » l’aspect technique et rebutant (Sauvegarde automatique en option).
• Le Manager peut fournir à tout nouveau négociateur un plan de travail précis accompagné d’une liste détaillée de chaque îlot complétée de l’ensemble des informations et rappels de son secteur.
  •Etendre le rayon d’activité de l’agence, étendre le territoire par un contrôle et une animation performante de négociateurs.
  •Suivre par le biais d’outils statistiques, le travail de prospection quotidien de chacun des négociateurs.

Les aspects gestion

• Gestion des mandats, classement, historique
• Gestion complète Parutions publicitaires
• Identification rapide et comptabilisation des appels entrants
• Gestion des acheteurs (A, B, C)
• Rapports d’activités

G.P.S. Immo. demande un micro ordinateur récent monoposte ou en réseau local. Dans le cadre d'un réseau local, un des postes sera désigné comme serveur et assurera les échanges avec Internet (sauvegardes, mises à jour)